Introducción

Dentro de la gestión de los documentos en las empresas o instituciones, se da a partir del nacimiento de alguna de ellas. La administración documental tiene sentido al aparecer masas documentales que se van acumulando en desarrollo de las actividades y funciones de las empresas o instituciones.

Para el desarrollo de esta temática es necesario conocer dentro de esta administración de documentos el ciclo de vida documental, que será a partir de entonces cuando se detecta que el documento generado pasara por 3 etapas de vida desde su creación hasta su eliminación o guarda definitiva, según los valores que contengan.

Diagrama del Ciclo Vital del Documento

Ciclo Vital del Documento

Definición: 
Son las etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico. 

Archivo de Trámite

Definición:
Los que conservan que por su propia naturaleza requieren de una consulta constante, de asunto en movimiento y cuya consulta es necesaria para la toma de decisiones.

Archivo de Trámite

Archivo de Concentración

Definición:
Son los que se conservan la documentación de asunto concluidos o que ya no requieren trámite frecuente.

Archivo de Concentración

Archivo Histórico

Definición:
Son los formados con documentos procedentes de las fuentes obligatorias o potestativas, tanto del sector privado como del sector público que por su contenido o naturaleza se consideran de esencial trascendencia.

Archivo Histórico

Selección Documental Preliminar

Es la técnica que permite identificar, separar y eliminar los documentos duplicados y/o de nulo valor administrativo, de los expedientes de trámite concluido existentes en los archivos de gestión, antes de realizar su transferencia a un archivo de concentración.

Selección Documental Final

Se le llama a la técnica que permite identificar y separar dentro de un conjunto de documentos, los que deben conservarse por el valor de su información de aquellos que deben eliminarse por su irrelevancia, una vez concluido su tiempo de conservación precaucional.

Transferencia Primaria

A medida de que los documentos van perdiendo sus valores, deben ser sacados de los archivos activos. Para no ocupar espacio en oficina y equipo, estos documentos y correspondencia interfieren en el empleo eficiente de los archivos. Por esta razón se deben transferir al archivo de concentración.

Eliminación Documental

Destrucción física de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores históricos. 

Esta destrucción se debe realizar por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos.

Definición de Valores Primarios

Corresponde al desarrollo de sus actividades, protegiendo sus derechos y garantizando la guarda de la documentación que resulta útil para los fines de la propia institución.

Valores Primarios

Administrativo:
Establece el tiempo que debe conservarse en el archivo de una unidad administrativa.

Legal:
Corresponde al plazo que la legislación establece, que deben guardarse los expedientes por su utilidad probatoria o testimonial.

Fiscal:
Es el plazo durante el cual cierta documentación debe guardarse de conformidad con disposiciones fiscales, por su utilidad de comprobación o justificación presupuestal. 

Definición de Valores Secundarios

Busca la utilidad social de la información que contienen los documentos, éstos se conservan por fines distintos de aquellos para los fueron creados.

Valores Secundarios

Testimonial:
Refleja la evolución y los cambios más importantes desde el punto de vista legal que sufre la institución

Informativo:
Revelan fenómenos particulares y de las instituciones.

Evidencial:
Este valor refleja el origen, organización y funcionamiento de la institución.

Uso del Archivo de Trámite

Uso frecuente de las oficinas donde se ha generado la documentación. 

Uso institucional.

Uso de manera frecuente para toda el personal que labora dentro de la institución o empresa.

Uso del Archivo de Concentración

El uso de los documentos para el personal del la institución o empresa es ya esporádico.

En ocasiones pueden llegar personas externas a solicitar la consulta de documentos que aun se encuentran en el archivo de concentración, la institución o empresa determinara el préstamo de los documentos de acuerdo a sus políticas y normas.

Archivo de Concentración

Uso del Archivo Histórico

Uso social. 

Estos documentos ya son de uso social, es decir para las personas interesadas en el tema del documento resguardado en la empresa o institución.

Los usuarios pueden ser: investigadores, estudiantes, personas que tengan interés sobre algún dato en especial.

Archivo Histórico

Funciones del Archivo de Trámite

Conservar los documentos en un mueble de Archivo .

Controlar y ordenar los expedientes .

Aplicar un sistema de clasificación .

Aplicar la selección documental preliminar .

Transferir la documentación al Archivo de Concentración .

Proporcionar la información ágil, oportuna y eficaz .

Funciones del Archivo de Concentración

Recibir e identificar la información transferida.

Actualizar permanentemente la clasificación y catalogación de los documentos, con el afán de proporcionar una consulta ágil y eficaz.

Realizar un control sistemático de la información, preparando y manteniendo un calendario de caducidades de los documentos que permita su posterior Selección documental final.

Funciones Segunda Parte

Determinar los valores secundarios de los documentos .

Vigilar que se cumplan las vigencias de los documentos .

Vigilar que se restauren y reproduzcan los documentos, utilizando para ello las técnicas y métodos más adecuados.

Proporcionar el servicio de préstamo y consulta de documentos a funcionarios y empleados de las instituciones públicas y privadas, siguiendo los canales y requisitos establecidos para ello.

Funciones Tercera Parte

Depurar y transferir la documentación, con valores secundarios al archivo histórico, eliminando lo que resulte irrelevante.

Expedir copias simples o certificadas de los documentos del archivo a quienes lo soliciten, siempre y cuando cumplan los requisitos necesarios.

Promover el enriquecimiento de los acervos incorporando documentos o colecciones de importancia para la dependencia.

Funciones del Archivo Histórico

Describir

Conservar

Difundir y;

Administrar el préstamo de documentos históricos a los usuarios y/o investigadores.

Conclusiones

Es importante conocer este ciclo de vida documental, así depositaremos los documentos en el lugar que les corresponda de acuerdo a sus valores sean primarios o secundarios. 

Si en las empresas o instituciones apicaran la administración en su ciclo de vida documental, no habría las exagerada acumulación de masas documentales y el documento se tendría a la mano en cualquier momento de la solicitud.